Archivi digitali e riorganizzazione del lavoro nella scuola – L’esperienza dell’I.C. di Castellucchio (MN)

di Mario Varini

DSGA IC Castellucchio

direttore.ic@iccastellucchio.gov.it

www.iccastellucchio.gov.it

 

Il passaggio da un’Amministrazione novecentesca caratterizzata dalla moltitudine di carte e timbri ad una digitalizzata e attenta al processo di rinnovamento e sburocratizzazione della Pubblica Amministrazione, trova la sua più elevata espressione nel Codice dell’Amministrazione Digitale del 2011 e nel Decreto legislativo n. 150/2009.  Nasce così la consapevolezza di trovarsi al cospetto di un panorama tecnologico in continua evoluzione che genera un processo di trasformazione che influisce concretamente sui comportamenti, sulle prassi delle amministrazioni e sulla qualità dei servizi resi.  Il CAD promuove e regola la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale, utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione all’interno della pubblica amministrazione e nei rapporti con i privati e favorendo di conseguenza in un’Amministrazione digitale una razionalizzazione della spesa pubblica tramite l’abbattimento di costi in termini realistici eliminando la carta, le attrezzature e i prodotti necessari alla sua lavorazione.

 

Fig. 1 – Da questa pagina pubblicata sul sito dell’istituto, si può accedere a tutta l’indispensabile documentazione

In questo contesto L’I.C. di Castellucchio, per definire al meglio quali siano le attività da porre in essere ha individuato tre ambiti di intervento operativo.

1. Produzione, archiviazione e distribuzione dei documenti digitali

I cittadini e le imprese hanno diritto a richiedere e ad ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni. I primi effetti del decreto “Semplifica Italia”, convertito nella legge n. 35 del 4 aprile 2012, iniziano a farsi sentire, Le parole d’ordine sono: autocertificazione, acquisizioni d’ufficio da parte delle Pubbliche Amministrazioni dei dati già in loro possesso o in possesso di altre P.A., scambio dei dati per via esclusivamente telematica.

In accordo con il Dirigente della mia scuola, dopo aver approfondito l’argomento sia in termini legali che operativi, ho predisposto un progetto per consentire alla nostra scuola di diventare una vera Amministrazione digitale (Vedi: www.iccastellucchio.gov.it/cad)

Nell’arco temporale di un anno siamo riusciti a:

Formare gli originali dei documenti utilizzando software open source (Open Office, Libbre Office ecc.),

  • Firmare digitalmente tutti gli atti prodotti e certificare digitalmente tutta la corrispondenza ricevuta. A tale proposito abbiamo creato nella LAN apposite cartelle tra cui quella della firma del Dirigente Scolastico e del Direttore dei servizi accessibili anche da remoto; tutti i documenti vengono spostati momentaneamente in queste cartelle per la firma. Ai documenti firmati digitalmente viene aggiunta dal software utilizzato per la firma digitale l’estensione p7m e sono pronti per il deposito in archivio. Successivamente tramite apposite funzioni e automatismi del software d’archiviazione digitale uno o più documenti potranno essere trasmessi con un’unica email a eventuali destinatari.
  • Disporre di adeguati contenitori digitali in cui conservare i documenti originali utilizzando software e servizi dedicati alla gestione degli Archivi digitali, compreso accesso e gestione da remoto per consentire al Dirigente ed alle figure di sistema autorizzate di reperire sempre l’informazione originale; questi contenitori ospitano tutti i file in formato p7m. Anche i registri prodotti ed in uso negli Uffici Amministrativi, anch’essi digitali, trovano la loro collocazione in appositi contenitori dell’archivio digitale.
  • Pubblicare legalmente i documenti in apposite aree del sito web, con particolare attenzione alle sezioni Albo pretorio on-line e sezione Trasparenza.
  • Pubblicare sul sito le circolari di servizio destinate agli utenti registrati. Il personale prende visione o manifesta direttamente la sua volontà di adesione a scioperi e assemblee con un semplice click.
  • Trasmettere i documenti utilizzando esclusivamente posta elettronica ordinaria o certificata. Ogni plesso appartenente all’Istituto Comprensivo di Castellucchio è dotato di una casella email per le comunicazioni ordinarie e di una casella PEC che viene utilizzata per comunicazioni soggette a protezione o di particolare rilevanza.
  • Garantire la privacy dei cittadini adottando adeguate misure di sicurezza come firewall aree della LAN e del sito web della scuola a protezione differenziata, trasmissione di informazioni sensibili mediante PEC, crittografia di documenti riservati compresa la garanzia del diritto all’oblio di informazioni personali pubblicate sul sito web della scuola.
  • Proteggere gli archivi digitali da eventuali disastri (Disaster recovery). Backup locali e remoti sono previsti nel contratto stipulato con la Ditta che garantisce il servizio di archiviazione digitale degli atti prodotti dalla scuola.
  • Garantire la continuità operativa a fronte di eventuali disastri che possono rendere inaccessibili i server, gli archivi della LAN e l’Albo pretorio on-line. Nella nostra scuola, il server utilizzato per la gestione degli utenti e dei servizi attivi sulla LAN degli Uffici Amministrativi tiene quotidianamente aggiornato un proprio clone e la copia degli archivi che contengono i documenti in lavorazione non ancora trasferiti negli archivi digitali.  I database e lo spazio web utilizzati per la gestione del sito generano automaticamente, giornalmente e settimanalmente, copie di backup e il sito realizzato con il CMS Drupal è dotato di procedure automatiche da attivare, a seguito di interruzione del servizio, per gestire la continuità operativa dell’Albo pretorio on-line.

2. Realizzazione del sito web della scuola con estensione gov.it

L’estensione gov.it garantisce l’identità istituzionale della scuola statale sul web, consente ai siti web della PA di rendere trasparente l’azione amministrativa (Delibera Civit 2/2012) anche mediante l’attivazione dell’Albo pretorio on-line fornendo informazione legale ed originale al cittadino (pubblicità legale art.32 Legge 69/2009). Spesso il sito scolastico è ritenuto un accessorio e le notizie vengono pubblicate in ritardo oppure devono passare da eccessivi filtri burocratici.

Alcune scuole hanno attivi molti servizi utili sui propri siti web, ma spesso manca un contatto in tempo reale con l’informazione e con gli atti amministrativi che la scuola produce. È tempo di realizzare nuovi siti web scolastici, non solo vetrine dove si presenta la scuola!

Realizzare veri nodi informativi attraverso i quali acquisire, filtrare, produrre, aggregare, categorizzare, dove far girare l’informazione e facilitare la comunicazione tra i vari "cittadini della scuola".

Anche le richieste di interventi e manutenzioni di competenze degli Enti Locali, vengono gestite in apposite aree pubbliche del sito e consentono ai cittadini di verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei lavori. (Si veda: www.iccastellucchio.gov.it/interventi).

Viene tenuto aggiornato un calendario delle attività per consentire al personale di essere aggiornato in tempo reale su scadenze,incontri, riunioni. (Si veda: www.iccastellucchio.gov.it/agenda_e_calendario_delle_attivit).

Sono state create aree riservate che consentono una comunicazione a 360° tra tutti i cittadini della scuola e tra agli utenti del servizio scolastico per comunicare agevolmente con gli uffici e con le figure di sistema. (Si veda: www.iccastellucchio.gov.it/contact).

Tutti gli operatori scolastici sono telematicamente raggiungibili tramite l’assegnazione di apposite caselle email istituzionali da utilizzare esclusivamente per ragioni di servizio.

3. Digitalizzazione di tutte le comunicazioni con il personale.

Le procedure attualmente attive sul sito dell’IC Castellucchio sono accessibili qui: www.iccastellucchio.gov.it/procedure_attive_sul_sito.

Come primo intervento abbiamo eliminato l’uso della carta in tutte le comunicazioni interne ed esterne; i FAX in entrata e in uscita (salvo emergenze o impedimenti tecnologici) sono sostituiti da posta elettronica normale o PEC realizzando un risparmio di circa 10.000 fogli di carta, toner, inchiostri per stampanti, comunicazioni telefoniche e … salute dei dipendenti spesso costretti a respirare i vapori venefici dei vari toner.

Ma tutto questo non è sufficiente, è necessario adeguare i contenuti dei documenti digitali e le modalità di pubblicazione degli stessi alle indicazioni presenti nelle Linee guida per i siti web della Pubblica Amministrazione ed alle norme che regolano l’accessibilità ai contenuti dei siti web e dei documenti da parte di utenti disabili (fisicamente, mentalmente, culturalmente e tecnologicamente).

Sono state attivate attività di formazione rivolta a tutto il personale e addestramento delle figure di sistema addette alla produzione alla lavorazione ed al veicolo dell’informazione.

 

Fig. 2 – Il processo di dematerializzazione

Open point (nulla di nuovo)

Certo non poche sono state e sono ad oggi le difficoltà incontrate, ne cito solo alcune, le principali:

  • il divario digitale tra docenti e studenti, amministratori e cittadini;
  • la scarsa motivazione del personale amministrativo;
  • paura del nuovo e del cambiamento;
  • le dotazioni finanziarie delle scuole sempre più limitate;
  • dotazioni organiche del personale sempre più ridotti
  • la burocrazia “delle forme”;

… e tante altre che incontrerò lungo questo difficile percorso, ma riuscirò certamente a superarle migliorando sempre di più il servizio offerto all’utenza.

Il vero cambiamento deve partire dalla nostra mente, dobbiamo riuscire a capire che possiamo operare anche senza avere un foglio davanti agli occhi o le scrivanie stracolme di carte, il primo cambiamento deve avvenire dentro noi stessi e in questa nuova dimensione digitale si è voluto mantenere comunque il riferimento alla persona cercando da un lato di promuovere la produttività ma anche di ascoltare e trovare insieme soluzioni ad esigenze e problemi che questa nuova modalità di organizzazione lavorativa ha prodotto nella segreteria scolastica.

Tutto questo è stato possibile grazie all’aiuto di molti operatori scolastici in servizio nella mia scuola che mi hanno supportato ma anche sopportato 🙂 in tutte le fasi della realizzazione: dal progetto al collaudo.

Grazie quindi a Rita, Giovanna, Mariangela, Giuliana, Lea, Sebastiana, Carla, Rossana, Anna, Paola ed a tutti gli altri che senza distinzione di qualifica hanno creduto in questo progetto. Un ringraziamento particolare ai Dirigenti che si sono succeduti nella mia scuola in questi anni, senza la loro fiducia e senza i loro consigli la procedura non avrebbe potuto prendere forma.

Per richieste di informazioni rivolgersi a:

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